Gemeente Amersfoort robotiseert aanvraagproces bijzondere bijstand
Verwerken van aanvragen bijzondere bijstand bij uitstek geschikt voor Robotic Process Automation
De gemeente Amersfoort laat aanvragen voor bijzondere bijstand door een bot verwerken. In nauwe samenwerking met BDO stroomlijnde de gemeente het aanvraagproces met Robotic Process Automation (RPA). Negen van de tien aanvragen worden volledig automatisch verwerkt. Medewerkers van de uitkeringsadministratie hoeven zich alleen nog maar over aanvragen te buigen die te complex zijn voor de bot.
Wie moet rondkomen van een laag inkomen, wordt soms geconfronteerd met een onverwachte maar noodzakelijke uitgave. Misschien valt de tandartsrekening hoger uit dan verwacht of gaat de wasmachine opeens stuk. In zo’n geval kun je bij de gemeente aankloppen voor bijzondere bijstand. Bij de gemeente Amersfoort komen elke maand zestig tot zeventig aanvragen voor bijzondere bijstand binnen.
Aanvragers vullen een formulier in op de site van de gemeente. Die aanvragen komen per mail binnen bij de gemeente en moeten daarna zorgvuldig verwerkt worden. Een van de mensen die dat doet, is medewerker uitkeringsadministratie Gerjanne Muizelaar. “Je neemt de aanvraag door en bekijkt of de klant de juiste stukken meegestuurd heeft. Al die informatie zet je klaar voor de klantmanager. Die kan dan snel beoordelen of het bedrag toegekend wordt.”
Het handmatig verwerken van al die aanvragen kost veel tijd. “Het is moeilijk om mensen te vinden”, zegt Ate van der Horst, teammanager Administratief Beheer en Handhaving. “Het liefst wil ik mijn mensen daar inzetten waar het écht nodig is. Het verwerken van aanvragen is monotoon werk dat je ook uit kan laten voeren door een bot. Dat was voor ons een reden om aan te kloppen bij BDO.”
BDO heeft veel ervaring met het automatiseren van procesflows bij overheden. Eerder robotiseerde BDO ook al het vaststellingenproces bij de gemeente Amersfoort. Na een eerste analyse door BDO bleek ook het verwerken van aanvragen bijzondere bijstand bij uitstek geschikt voor Robotic Process Automation.
“Ruim 89% van de aanvragen wordt gerobotiseerd verwerkt.
De beoordelaar kan daardoor meteen aan de slag.”
ATE VAN DER HORST, GEMEENTE AMERSFOORT
Hoog volume, consistente input
Jeroen Veldhuis is Senior Manager bij BDO Digital en gaf leiding aan het project. “Je denkt bij robotisering al snel aan een fysieke, Terminator-achtige robot. Dat is natuurlijk niet het geval. In deze context heb je het over software die handmatig, repeterend werk overneemt. Je ziet de cursor over het scherm bewegen, zaken aanklikken, velden invullen en documenten uploaden.”
Volgens Veldhuis zijn processen waarbij sprake is van een digitale trigger, een hoog volume, een standaard proces, consistente input en logische beslisregels geschikt voor RPA. De meerwaarde van robotisering laat zich eenvoudig berekenen. Veldhuis: “Bij RPA-trajecten maken we altijd eerst een business case. Hoe ziet het proces er nu uit en wat gebeurt er allemaal handmatig? Hoeveel tijd kost dat? Hoeveel geld kost dat? Daarna brengen we in beeld wat robotisering op kan brengen. In de regel gaan we uit van een terugverdientijd van twaalf maanden. Alleen als er sprake is van een positieve business case, gaan we aan de slag.”
“Als we nóg zo’n proces robotiseren,
besparen we zeker één FTE.”
ATE VAN DER HORST, GEMEENTE AMERSFOORT
Happy flow
Samen met BDO bracht de gemeente Amersfoort de bot in een aantal praktische stappen tot leven. Het doel: komen tot een ‘happy flow’. Die happy flow ontstaat op het moment waarop de bot tachtig tot negentig procent van de werkzaamheden helemaal automatisch afwikkelt. Alle uitzonderingen belanden in een apart bakje en worden alsnog onder de loep genomen door een ambtenaar. De nieuwe aanpak werkt. Dankzij de nieuwe digitale collega van de gemeente worden aanvragen veel sneller en gestandaardiseerd verwerkt. Inmiddels verwerkt de bot moeiteloos zo’n 89 procent van de binnenkomende aanvragen. Dat percentage zal in de loop van de tijd nog wat stijgen.
Walter Driehuis, Informatiemanager bij de gemeente Amersfoort, was nauw betrokken bij de implementatie van de RPA-bot. Driehuis vond de samenwerking met BDO heel prettig. “Ze communiceren duidelijk en doen wat ze zeggen. Dat doen ze ook nog eens heel snel. Op het moment dat er iets niet gebeurt wat je afgesproken hebt, gaan ze duwen. Ik hou daar wel van. In gemeenteland kunnen projecten soms wat traag verlopen. Dat was hier zeker niet het geval. In drie maanden waren we klaar. Dat geeft energie.” BDO blijft nauw samenwerken met de gemeente Amersfoort voor het onderhoud en de verdere optimalisatie van de RPA-bot voor dit proces.
Tip: begin klein
Welke tips heeft het projectteam van de gemeente Amersfoort voor andere gemeenten die RPA overwegen? “Begin klein”, benadrukt Gerjanne Muizelaar. “Start met een klein stapje. Zet dat project goed op. Van daaruit kan je uitbreiden. Collega’s zijn heel enthousiast. Nu ze zien hoe het werkt en wat het oplevert, komen collega’s zelf met suggesties voor nieuwe processen die ook geschikt zijn voor een robot.”
Wilt u net als de gemeente Amersfoort voor meer werkplezier zorgen met een RPA-bot?
Wilt u het werk van uw mensen leuker en interessanter maken door monotoon en repeterend werk bij de RPA-bot neer te leggen? BDO ontwikkelde RPA-bots voor thema’s als dataverwerking, datamigratie, integriteitschecks en het onboarden van nieuwe klanten. Bent u benieuwd of een van uw processen geschikt is voor Robotic Process Automation? Neem dan contact op met Jeroen Veldhuis.
Gemeente Amersfoort robotiseert aanvraagproces bijzondere bijstand
Wie moet rondkomen van een laag inkomen, wordt soms geconfronteerd met een onverwachte maar noodzakelijke uitgave. Misschien valt de tandartsrekening hoger uit dan verwacht of gaat de wasmachine opeens stuk. In zo’n geval kun je bij de gemeente aankloppen voor bijzondere bijstand. Bij de gemeente Amersfoort komen elke maand zestig tot zeventig aanvragen voor bijzondere bijstand binnen.
Aanvragers vullen een formulier in op de site van de gemeente. Die aanvragen komen per mail binnen bij de gemeente en moeten daarna zorgvuldig verwerkt worden. Een van de mensen die dat doet, is medewerker uitkeringsadministratie Gerjanne Muizelaar. “Je neemt de aanvraag door en bekijkt of de klant de juiste stukken meegestuurd heeft. Al die informatie zet je klaar voor de klantmanager. Die kan dan snel beoordelen of het bedrag toegekend wordt.”
Het handmatig verwerken van al die aanvragen kost veel tijd. “Het is moeilijk om mensen te vinden”, zegt Ate van der Horst, teammanager Administratief Beheer en Handhaving. “Het liefst wil ik mijn mensen daar inzetten waar het écht nodig is. Het verwerken van aanvragen is monotoon werk dat je ook uit kan laten voeren door een bot. Dat was voor ons een reden om aan te kloppen bij BDO.”
BDO heeft veel ervaring met het automatiseren van procesflows bij overheden. Eerder robotiseerde BDO ook al het vaststellingenproces bij de gemeente Amersfoort. Na een eerste analyse door BDO bleek ook het verwerken van aanvragen bijzondere bijstand bij uitstek geschikt voor Robotic Process Automation.
De gemeente Amersfoort laat aanvragen voor bijzondere bijstand door een bot verwerken. In nauwe samenwerking met BDO stroomlijnde de gemeente het aanvraagproces met Robotic Process Automation (RPA). Negen van de tien aanvragen worden volledig automatisch verwerkt. Medewerkers van de uitkeringsadministratie hoeven zich alleen nog maar over aanvragen te buigen die te complex zijn voor de bot.
Verwerken van aanvragen bijzondere bijstand bij uitstek geschikt voor Robotic Process Automation
Wilt u net als de gemeente Amersfoort voor meer werkplezier zorgen met een RPA-bot?
Wilt u het werk van uw mensen leuker en interessanter maken door monotoon en repeterend werk bij de RPA-bot neer te leggen? BDO ontwikkelde RPA-bots voor thema’s als dataverwerking, datamigratie, integriteitschecks en het onboarden van nieuwe klanten. Bent u benieuwd of een van uw processen geschikt is voor Robotic Process Automation? Neem dan contact op met Jeroen Veldhuis.
Tip: begin klein
Welke tips heeft het projectteam van de gemeente Amersfoort voor andere gemeenten die RPA overwegen? “Begin klein”, benadrukt Gerjanne Muizelaar. “Start met een klein stapje. Zet dat project goed op. Van daaruit kan je uitbreiden. Collega’s zijn heel enthousiast. Nu ze zien hoe het werkt en wat het oplevert, komen collega’s zelf met suggesties voor nieuwe processen die ook geschikt zijn voor een robot.”
Happy flow
Samen met BDO bracht de gemeente Amersfoort de bot in een aantal praktische stappen tot leven. Het doel: komen tot een ‘happy flow’. Die happy flow ontstaat op het moment waarop de bot tachtig tot negentig procent van de werkzaamheden helemaal automatisch afwikkelt. Alle uitzonderingen belanden in een apart bakje en worden alsnog onder de loep genomen door een ambtenaar. De nieuwe aanpak werkt. Dankzij de nieuwe digitale collega van de gemeente worden aanvragen veel sneller en gestandaardiseerd verwerkt. Inmiddels verwerkt de bot moeiteloos zo’n 89 procent van de binnenkomende aanvragen. Dat percentage zal in de loop van de tijd nog wat stijgen.
Walter Driehuis, Informatiemanager bij de gemeente Amersfoort, was nauw betrokken bij de implementatie van de RPA-bot. Driehuis vond de samenwerking met BDO heel prettig. “Ze communiceren duidelijk en doen wat ze zeggen. Dat doen ze ook nog eens heel snel. Op het moment dat er iets niet gebeurt wat je afgesproken hebt, gaan ze duwen. Ik hou daar wel van. In gemeenteland kunnen projecten soms wat traag verlopen. Dat was hier zeker niet het geval. In drie maanden waren we klaar. Dat geeft energie.” BDO blijft nauw samenwerken met de gemeente Amersfoort voor het onderhoud en de verdere optimalisatie van de RPA-bot voor dit proces.
“Als we nóg zo’n proces robotiseren,
besparen we zeker één FTE.”
ATE VAN DER HORST, GEMEENTE AMERSFOORT
Hoog volume, consistente input
Jeroen Veldhuis is Senior Manager bij BDO Digital en gaf leiding aan het project. “Je denkt bij robotisering al snel aan een fysieke, Terminator-achtige robot. Dat is natuurlijk niet het geval. In deze context heb je het over software die handmatig, repeterend werk overneemt. Je ziet de cursor over het scherm bewegen, zaken aanklikken, velden invullen en documenten uploaden.”
Volgens Veldhuis zijn processen waarbij sprake is van een digitale trigger, een hoog volume, een standaard proces, consistente input en logische beslisregels geschikt voor RPA. De meerwaarde van robotisering laat zich eenvoudig berekenen. Veldhuis: “Bij RPA-trajecten maken we altijd eerst een business case. Hoe ziet het proces er nu uit en wat gebeurt er allemaal handmatig? Hoeveel tijd kost dat? Hoeveel geld kost dat? Daarna brengen we in beeld wat robotisering op kan brengen. In de regel gaan we uit van een terugverdientijd van twaalf maanden. Alleen als er sprake is van een positieve business case, gaan we aan de slag.”