Controleer of voor uw organisatie een renseigneringsverplichting geldt

Verricht uw organisatie betalingen aan derden (anderen dan werknemers) in verband met door deze derden verrichte werkzaamheden? De Belastingdienst verzamelt informatie over betalingen die voor de ontvanger naar verwachting in de aangifte inkomstenbelasting tot het belastbare resultaat uit overige werkzaamheden zullen behoren. Organisaties die als ‘administratieplichtige’ worden aangemerkt en daarmee onder de reikwijdte van de renseigneringsverplichting vallen, moeten de gegevens en inlichtingen over de verrichte betalingen digitaal aanleveren. Indien er binnen uw organisatie ook betalingen aan derden worden verricht, is het goed om te inventariseren of u de Belastingdienst hierover moet informeren. De gegevens over 2025 dienen uiterlijk op 31 januari 2026 bij de Belastingdienst te zijn aangeleverd.

Werkkostenregeling (1): Gebruik uw vrije ruimte in de werkkostenregeling

Als u in het kader van de werkkostenregeling eindheffing verschuldigd bent over het kalenderjaar 2025, moet u deze eindheffing uiterlijk in het tweede tijdvak van 2026 aangeven in de aangifte loonheffingen. Houdt uw organisatie juist vrije ruimte over? Resterende vrije ruimte kunt u niet overhevelen naar 2026. Wel zou u de resterende vrije ruimte alsnog kunnen benutten door bijvoorbeeld bepaalde vergoedingen of verstrekkingen naar voren te halen of juist later te geven.

Werkkostenregeling (2): Boek alle bonnetjes juist

De huidige manier van controleren door de Belastingdienst, met een geldeenheidsteekproef, kan hele vervelende gevolgen hebben. Één foutief geboekt bonnetje van enkele tientjes kan leiden tot een naheffing en eventuele boetes van tienduizenden euro’s. Indien nodig, adviseren wij om uw administratieve inrichting aan te passen. Mogelijk biedt onze data-analysetool ‘Blik op de WKR’ de benodigde inzichten voor het WKR-proof maken van uw organisatie. Bij veel organisaties zien wij de werkkostenregeling ook terugkomen als (key)risico in het Tax Control Framework. Een wijziging in de vrije ruimte kan invloed hebben op het Tax Control Framework in de vorm van risico’s dan wel kansen.

Heeft u vragen over het Tax Control Framework of over onze data-analysetool ‘Blik op de WKR’? Neem gerust contact op met uw contactpersoon binnen BDO of met een van onze loonheffingenspecialisten. Zij denken graag met u mee. Ook de workshops over de werkkostenregeling vinden nog steeds plaats. Kijk op onze website voor meer informatie. Heeft u behoefte aan maatwerk, ook dan helpen wij u graag.

Ga aan de slag met de beoordeling van de arbeidsrelaties

Met ingang van 1 januari 2025 is ten aanzien van het werken met en als zelfstandigen het zogenoemde ‘handhavingsmoratorium’ opgeheven. Vanaf deze datum handhaaft de Belastingdienst actief op schijnzelfstandigheid. Als er binnen uw organisatie gewerkt wordt met derden, adviseren wij om in beeld te brengen hoeveel zelfstandigen werkzaam zijn binnen uw organisatie en aandacht te hebben voor de voorwaarden waaronder wordt gewerkt. Mogelijk helpen onze whitepaper en onze praktische tool ‘Blik op de Arbeidsrelatie’ u inzicht te geven in de risico’s rondom zzp’ers en uw organisatie in control te brengen.

Heeft u vragen over de whitepaper of de tool ‘Blik op de Arbeidsrelatie’? Neem gerust contact op met uw contactpersoon binnen BDO of met een van onze loonheffingsspecialisten. Zij geven graag een demo van de tool en denken graag met u mee. Meer informatie kunt u ook op onze website vinden. Heeft u meer behoefte aan maatwerk, ook dan helpen wij u graag.

Expatregeling: Afschaffen partiële buitenlandse belastingplicht

Per 1 januari 2025 is de keuzeregeling voor partiële buitenlandse belastingplicht komen te vervallen. Voor ingekomen werknemers bij wie de expatregeling over het laatste loontijdvak van 2023 is toegepast, geldt een overgangsregeling op basis waarvan zij tot uiterlijk 31 december 2026 gebruik kunnen maken van de regeling voor partiële buitenlandse belastingplicht. Als er binnen uw organisatie wordt gewerkt met uit het buitenland geworven werknemers aan wie de expatregeling is toegekend, adviseren wij u om deze werknemers over de wijziging te informeren. Heeft u een groot internationaal personeelsbestand? Mogelijk biedt onze data-analysetool ‘Blik op Global Mobility’ de benodigde inzichten voor het optimaliseren van de mogelijkheden en het in control brengen van uw organisatie.

In zowel de Extraterkostenregeling (ETK) als de expatregeling zijn de laatste jaren een aantal wijzigingen doorgevoerd. Heeft u vragen over de ontwikkelingen op het gebied van deze regelingen of over onze data-analysetool ‘Blik op Global Mobility’? Neem gerust contact op met uw contactpersoon binnen BDO of met een van onze loonheffingenspecialisten. Zij geven graag een demo van de tool en denken graag met u mee. Ook de workshops over internationale arbeid vinden nog steeds plaats. Kijk op onze website voor meer informatie. Heeft u behoefte aan maatwerk, ook dan helpen wij u graag.

Controleer uw premiebeschikking Werkhervattingskas (WHK)

Bij de premieheffing werknemersverzekeringen kan het nodige mis gaan. Denk hierbij aan een onjuiste sectorindeling in verband met gewijzigde bedrijfsactiviteiten. U bent als werkgever gehouden om een vermoeden op een onjuiste sectorindeling tijdig te melden bij de Belastingdienst. Ook kan sprake zijn van een te hoge premie doordat het UWV fouten heeft gemaakt in de berekening. Dit is bijvoorbeeld het geval als ten onrechte uitkeringslasten aan de werkgever worden toegerekend. Laat de beschikking die u eind van dit jaar krijgt daarom bij ook maar bij de geringste twijfel controleren door onze experts. Het kan u niet alleen volgend jaar, maar ook de daaropvolgende jaren veel geld schelen.

AWf-premie (voorheen WW-premie): Controleer of u aan de voorwaarden voor toepassing van de lage AWf-premie voldoet

Sinds 1 januari 2020 is er sprake van een premiedifferentiatie bij het bepalen van de verschuldigde AWf-premie. De hoofdregel is dat de werkgever de lage-premie betaalt voor werknemers die werkzaam zijn op basis van een vast contract, dat wil zeggen een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die geen oproepovereenkomst is.

Een arbeidsovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden gesloten tussen werkgever en werknemer. Om in aanmerking te komen voor de lage premie, moet de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd echter schriftelijk zijn vastgelegd. Dit mag zowel op papier als digitaal gebeuren. Daarbij is het essentieel dat duidelijk is dat de werknemer de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft aanvaard. De Belastingdienst stelt zich in de uitvoeringspraktijk op het standpunt dat ook de aanvaarding schriftelijk moet plaatsvinden. Dit kan blijken uit bijvoorbeeld een (digitale) handtekening, instemming per e-mail, of vastlegging in een HR-systeem. Controleer zorgvuldig of u aan alle door de Belastingdienst gestelde voorwaarden voor de toepassing van de lage AWf-premie voldoet. Hiermee voorkomt u discussies met de Belastingdienst en het risico op een naheffingsaanslag.

Loonkostenvoordelen (1): Gebruik de mogelijkheden van de loonkostenvoordelen

Met ingang van 1 januari 2018 zijn de premiekortingen vervangen door de loonkostenvoordelen, een subsidie die kan oplopen tot € 6.000 per werknemer, per kalenderjaar. Een werkgever kan in aanmerking komen voor een loonkostenvoordeel, indien hij een werknemer in dienst neemt uit een doelgroep die vaak lastig aan werk kan komen. Per loonkostenvoordeel gelden specifieke voorwaarden, waaraan de werknemer moet voldoen. Het gaat bijvoorbeeld om werknemers die uit de bijstand komen, werkloos waren of (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt zijn.

Om voor het loonkostenvoordeel in aanmerking te komen, dient de betreffende werknemer(s) (of de werkgever namens hem) tijdig een zogenoemde doelgroepverklaring aan te vragen. Door middel van deze verklaring wordt door de gemeente of het UWV schriftelijk bevestigd, dat de betreffende werknemer binnen de doelgroep van het loonkostenvoordeel valt. Vervolgens dient de werkgever deze doelgroepverklaring op te nemen in zijn dossier en kan hij het loonkostenvoordeel aanvragen middels een vinkje in de salarisadministratie. Twijfelt u of u werknemers in dienst heeft waarvoor u mogelijk in aanmerking komt voor een loonkostenvoordeel? Wij helpen u graag om dit te beoordelen en de subsidie voor u aan te vragen.

Loonkostenvoordelen (2): Overgang van onderneming

De Hoge Raad heeft op 24 mei 2024 uitspraak gedaan over het recht op een loonkostenvoordeel (LKV) bij overgang van een onderneming. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat het recht (op de resterende looptijd) van het LKV van de overdragende werkgever mee overgaat naar de overnemende werkgever. Mocht u in 2025 als werkgever betrokken zijn geweest bij een overgang van onderneming waarbij u op dat moment werknemers hebt overgenomen waarvoor de overdragende werkgever recht had op een loonkostenvoordeel, neem dan een kopie van de doelgroepverklaring van de betreffende overgenomen werknemers op in uw administratie. Vergeet daarnaast niet om in uw aangiften loonheffingen over 2025 het LKV aan te vragen. Hiervoor heeft u de tijd tot en met 1 mei 2026.