maatschappelijke
organisaties
Bert de Vries, stadsarchief Amsterdam
Hoe digitaal is de OBA op een schaal van 1-10?
‘Als ik eerlijk ben, zou ik onszelf nog geen “voldoende” willen geven, dus ik kom op een 5, maar ik geef ons team dat er hard aan trekt wel een 7 voor inzet en vlijt.’
Digitale ambitie
In ons strategieplan (OBA Koers 2030) staat: ‘We treden de verdergaande digitalisering van stad en samenleving tegemoet met de “hybride bibliotheek” waarin fysieke en digitale dienstverlening en programmering gelijkwaardig en volledig met elkaar verbonden zijn.’
Over de OBA
Leden: 122.000 (2021)
Fte’s: 230 (2021)
Kosten 2021: € 32,7 mln
Inkomsten 2021: € 29,7 mln. subsidies en € 2,8 mln. eigen inkomsten
[Bron: OBA ]
Martin Berendse
‘Tijdens de corona-pandemie ontdekten wij dat er nog heel wat Amsterdammers zijn voor wie digitale toegang nog lang geen feit is’
Hoe digitaal is het stadsarchief Amsterdam op een schaal van 1-10?
Antwoord: 8
Digitale ambitie
Een publiekspatform met Linked Open Data voor onze gebruikers!
Over het stadsarchief
Bezoekers 2021: 50.000 fysiek; 800.000 digitaal
Fte’s 2021: 73
Budget: € 8 miljoen voor primaire processen
[Bron: Stadsarchief Amsterdam]
Bert de Vries
‘Onze collectie bestaat uit een kleine vijftig kilometer papier. Daarvan is nu zo’n tien kilometer digitaal in te zien’
Meer weten over de vijf drivers van transformatie?
‘Ontsluiting van onze collectie gaat niet meer exclusief via onze eigen kanalen plaatsvinden’
Sinds zes jaar is Bert de Vries directeur van het Stadsarchief Amsterdam. Hij heeft geschiedenis gestudeerd aan de Universiteit van Amsterdam en heeft staatsexamen Archivistiek A gedaan. Ten slotte heeft hij zijn MBA behaald. Hij heeft bij diverse archiefinstellingen gewerkt zoals het voormalig Rijksarchief in Noord-Holland, het Nationaal Archief en het Historisch Centrum Overijssel in Zwolle.
‘Wij zijn van reinheid en regelmaat, maar zeker niet van rust’
Martin Berendse (1963, Geldermalsen) is sinds 2014 bestuurder van de Openbare Bibliotheek Amsterdam. Eerder was hij werkzaam als bestuurder in de podiumkunsten, onder andere als oprichter/directeur van het Festival a/d Werf in Utrecht en directeur van het Rotterdamse RO Theater. Van 1998 tot 2007 werkte hij voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de laatste vier jaar als Directeur Kunsten. Van 2008 tot 2014 was hij Algemeen Rijksarchivaris en algemeen directeur van het Nationaal Archief in Den Haag. Hij was vier jaar (2010-2014) lang president International Council on Archives (ICA) te Parijs. Martin Berendse is gehuwd en heeft drie kinderen.
Wat is de invloed geweest op jullie business model?
DV: ‘De digitalisering dwingt ons permanent om fundamenteel te doordenken: waar zijn wij eigenlijk van? Als stedelijke dienst hebben wij een beperkt businessmodel en moeten we het vooral zien te rooien met de middelen die we toebedeeld krijgen. Toen we ons beeldarchief hadden gedigitaliseerd, hebben we dat online achter een betaalmuur gezet, omdat we de gemaakte kosten wilden terugverdienen. Ondertussen is die betaalmuur weg. Ik vind dat het publiek recht heeft op gratis informatie. En wij zijn in Amsterdam een van de belangrijkste bronnen die dat kunnen verschaffen. Het mooie daarvan is: gratis online betekent dat we enorm veel mogelijkheden hebben om onze collectie te ontsluiten. Dat gaan we doen met behulp van Linked Open Data. Straks kunnen we daar een link opslaan die verwijst naar het authentieke stuk dat wij beheren. En dan reiken we de software aan die je kunt gebruiken om het te ontcijferen. Je kunt dan online je eigen datasets gaan maken, ten behoeve van onderzoek. Zo gaan we weer een heel nieuwe periode tegemoet. Van digitale opslag naar werkelijke digitale ontsluiting.’
BdV: ‘Wij zijn van reinheid en regelmaat, maar zeker niet van rust. Aan het begin van de coronapandemie heeft het OBA-team meegeholpen bij het nationale platform bibliotheek.nl, om te ondersteunen in de enorme vraag naar hulp bij onlineleenverkeer. We hadden toen tientallen mensen aan de telefoon of op de chatbox zitten. Vervolgens bleek de GGD met een vraagstuk te zitten: het bellen van alle 60- en 65-plussers om te vragen of ze hulp nodig hadden. Dus wij zeiden tegen onze mensen: “Ga onze oudere leden maar bellen en vraag namens de GGD hoe het met hen gaat!” Zo blijven we maar onderzoeken: maken wij wel maximaal gebruik van onze mogelijkheden?’
En?
DV: ‘Daar rollen altijd nieuwe mogelijkheden uit. Zo zijn we momenteel samen – Stadsarchief en OBA – een samenwerking aan het opzetten op het gebied van delen en distribueren van onze data. Alle kinderen uit Amsterdam moeten een keer hun werkstuk over de stad, hun wijk of hun straat maken. Stel nou dat ze dat werkstuk in onze digitale omgeving kunnen maken, met onze collecties op een paar clicks afstand. We zijn nog lang niet klaar…’
Wat is de invloed daarvan op jullie personeelsbestand?
Berendse: ‘Op de werkvloer betekent het juist minder technologie, omdat de handling – het uitlenen en innemen van materiaal – bijna volledig via zelfbediening verloopt. In plaats daarvan hebben we het gastheer- en gastvrouwschap in leven geroepen. Dat is een rol waarbij medewerkers veel meer een educatieve rol hebben, waarin ze samen met mensen hun zoekvraag vormgeven, maar bijvoorbeeld ook activiteiten begeleiden. Dat zijn strikt genomen allemaal andere vaardigheden. Maar we doen dat met veelal dezelfde mensen hoor.’
De Vries: ‘Ons medewerkersbestand is teruggelopen van 80 naar 73. Ook ik heb geen ruimte om allerlei nieuwe mensen aan nemen. Wat we wel heel veel hebben gedaan, is het bijspijkeren van de kennis van onze mensen. Dan heb je het over zaken als metadatabeheer en ontwikkeling van onlineplatforms voor het delen van informatie. Het worden steeds meer informatieprofessionals die over de grenzen van onze organisatie heen bewegen. Want één ding hebben wij ondertussen geleerd: de ontsluiting van onze collectie gaat niet meer exclusief via onze eigen kanalen plaatsvinden.’
Hebben jullie onderweg beroepen verloren?
BdV: ‘Het begrip catalogiseren is bijna uitgestorven. Vroeger legde elke bibliotheek zijn eigen catalogus aan. Die was uniek en elk boek werd er handmatig in opgenomen. Vandaag de dag heeft de leverancier dat al gedaan; wij hoeven alleen een klein koppelingetje aan te brengen en dan zit het in onze systemen. Maar nu komt het: vanuit de bredere sociale taak die wij de laatste jaren hanteren, zijn wij boeken gaan verzamelen in alle talen die in deze stad worden gesproken. En die boeken komen van heel andere leveranciers, van partnerorganisaties en soms zelfs van particuliere donateurs. Laten wij nou nog één persoon in dienst hebben die kan catalogiseren. Die houdt zich nu met dat deel van de collectie bezig.’
In 2007, toen het nieuwe hoofdgebouw van de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA) werd geopend op het Oosterdok, kende die een fonkelnieuwe afdeling ‘nieuwe media’. Daar kon je op grote schaal cd’s en dvd’s vinden, media die ondertussen – vijftien jaar later – door vrijwel niemand meer worden gebruikt. In datzelfde jaar verhuisde het Stadsarchief Amsterdam van haar oude gebouw aan de Amsteldijk naar de nieuwe vestiging aan de Vijzelstraat. Met ruim vijftig strekkende kilometer papier was het de grootste verhuizing die ooit binnen de Amsterdamse gemeentegrenzen had plaatsgevonden. Martin Berendse is sinds acht jaar bestuurder van de OBA, zijn gespreksgenoot Bert de Vries sinds zeven jaar directeur van het Stadsarchief Amsterdam. De twee zijn behalve stadgenoten ook ex-collega’s bij verschillende overheden en worden daarnaast verbonden door één centraal thema: de digitalisering van hun collecties en de veranderingen die dat mee zich meebrengt voor hun respectievelijke organisaties.
Wat heeft de digitalisering de afgelopen vijftien jaar voor jullie organisaties betekend?
Bert de Vries: ‘Wij zitten bij het Stadsarchief al dertig jaar in de digitale transformatie. Het is een permanent vraagstuk en we zijn er nog lang niet klaar mee. Om je een voorbeeld te geven: onze collectie bestaat uit een kleine vijftig kilometer papier. Daarvan is nu zo’n tien kilometer digitaal in te zien. We hebben in 2007 onze beeldbank opgezet en zijn beeldmateriaal gaan scannen. Op dit moment is ongeveer tien kilometer van dat papier digitaal toegankelijk, dus daar gaan we mee door. Maar ondertussen zijn we ook met heel andere dingen bezig, zoals handwritten text recognition, dat onze bezoekers gaat helpen om oude handschriften te vertalen. En we zoeken permanent naar nieuwe manieren om onze collectie digitaal toegankelijk te maken.’
Martin Berendse: ‘Voor de OBA betekent het een permanent proces van onszelf opnieuw uitvinden. Primair zijn wij er om kennis en informatie bij alle Amsterdammers over de vloer te krijgen. En het papieren boek speelt daar een afnemende rol in. Wie raadpleegt bijvoorbeeld nog een papieren encyclopedie? Kennisoverdracht vindt al steeds meer digitaal plaats. Maar tijdens de corona-pandemie ontdekten wij dat er nog heel wat Amsterdammers zijn voor wie digitale toegang nog lang geen feit is. Willen wij onze doelstelling waarmaken, dan moeten we proberen daar wat aan te doen. Zo zijn we onlangs gestart met Publicroam, waarmee we gratis, veilig wifi beschikbaar stellen op vijftig plaatsen in de stad.
Een ander voorbeeld is dat van het Amsterdamse gemeenteraadslid dat in 2014, toen ik bij de OBA kwam werken, zei dat de openbare bibliotheek overbodig was geworden omdat we “tegenwoordig internet hadden”. Die heb ik uitgenodigd op onze hoofdvestiging, waar elke dag gemiddeld vierduizend mensen langskomen. In onze buurtvestigingen ontvangen we dagelijks nog eens zesduizend mensen: in totaal tienduizend mensen per dag. Wij blijken dus ook van de sociale dynamiek te zijn, op fysieke plekken. Een totaal andere business dan wat je van een bibliotheek had gedacht!’
Voor bestuurders Martin Berendse en Bert de Vries van respectievelijk de Openbare Bibliotheek Amsterdam en het Stadsarchief Amsterdam is digitalisering een constante die leidt tot permanente verandering.
Bert de Vries, stadsarchief Amsterdam
Hoe digitaal is het stadsarchief Amsterdam op een schaal van 1-10?
Antwoord: 8
Digitale ambitie
Een publiekspatform met Linked Open Data voor onze gebruikers!
Hoe digitaal is de OBA op een schaal van 1-10?
‘Als ik eerlijk ben, zou ik onszelf nog geen “voldoende” willen geven, dus ik kom op een 5, maar ik geef ons team dat er hard aan trekt wel een 7 voor inzet en vlijt.’
Digitale ambitie
In ons strategieplan (OBA Koers 2030) staat: ‘We treden de verdergaande digitalisering van stad en samenleving tegemoet met de “hybride bibliotheek” waarin fysieke en digitale dienstverlening en programmering gelijkwaardig en volledig met elkaar verbonden zijn.’
Over het stadsarchief
Bezoekers 2021: 50.000 fysiek; 800.000 digitaal
Fte’s 2021: 73
Budget: € 8 miljoen voor primaire processen
[Bron: Stadsarchief Amsterdam]
Meer weten over de vijf drivers van transformatie?
naar boven
Over de OBA
Leden: 122.000 (2021)
Fte’s: 230 (2021)
Kosten 2021: € 32,7 mln
Inkomsten 2021: € 29,7 mln. subsidies en € 2,8 mln. eigen inkomsten
[Bron: OBA ]
‘Ontsluiting van onze collectie gaat niet meer exclusief via onze eigen kanalen plaatsvinden’
Sinds zes jaar is Bert de Vries directeur van het Stadsarchief Amsterdam. Hij heeft geschiedenis gestudeerd aan de Universiteit van Amsterdam en heeft staatsexamen Archivistiek A gedaan. Ten slotte heeft hij zijn MBA behaald. Hij heeft bij diverse archiefinstellingen gewerkt zoals het voormalig Rijksarchief in Noord-Holland, het Nationaal Archief en het Historisch Centrum Overijssel in Zwolle.
Martin Berendse (1963, Geldermalsen) is sinds 2014 bestuurder van de Openbare Bibliotheek Amsterdam. Eerder was hij werkzaam als bestuurder in de podiumkunsten, onder andere als oprichter/directeur van het Festival a/d Werf in Utrecht en directeur van het Rotterdamse RO Theater. Van 1998 tot 2007 werkte hij voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de laatste vier jaar als Directeur Kunsten. Van 2008 tot 2014 was hij Algemeen Rijksarchivaris en algemeen directeur van het Nationaal Archief in Den Haag. Hij was vier jaar (2010-2014) lang president International Council on Archives (ICA) te Parijs. Martin Berendse is gehuwd en heeft drie kinderen.
‘Wij zijn van reinheid en regelmaat, maar zeker niet van rust’
Wat is de invloed geweest op jullie business model?
DV: ‘De digitalisering dwingt ons permanent om fundamenteel te doordenken: waar zijn wij eigenlijk van? Als stedelijke dienst hebben wij een beperkt businessmodel en moeten we het vooral zien te rooien met de middelen die we toebedeeld krijgen. Toen we ons beeldarchief hadden gedigitaliseerd, hebben we dat online achter een betaalmuur gezet, omdat we de gemaakte kosten wilden terugverdienen. Ondertussen is die betaalmuur weg. Ik vind dat het publiek recht heeft op gratis informatie. En wij zijn in Amsterdam een van de belangrijkste bronnen die dat kunnen verschaffen. Het mooie daarvan is: gratis online betekent dat we enorm veel mogelijkheden hebben om onze collectie te ontsluiten. Dat gaan we doen met behulp van Linked Open Data. Straks kunnen we daar een link opslaan die verwijst naar het authentieke stuk dat wij beheren. En dan reiken we de software aan die je kunt gebruiken om het te ontcijferen. Je kunt dan online je eigen datasets gaan maken, ten behoeve van onderzoek. Zo gaan we weer een heel nieuwe periode tegemoet. Van digitale opslag naar werkelijke digitale ontsluiting.’
BdV: ‘Wij zijn van reinheid en regelmaat, maar zeker niet van rust. Aan het begin van de coronapandemie heeft het OBA-team meegeholpen bij het nationale platform bibliotheek.nl, om te ondersteunen in de enorme vraag naar hulp bij onlineleenverkeer. We hadden toen tientallen mensen aan de telefoon of op de chatbox zitten. Vervolgens bleek de GGD met een vraagstuk te zitten: het bellen van alle 60- en 65-plussers om te vragen of ze hulp nodig hadden. Dus wij zeiden tegen onze mensen: “Ga onze oudere leden maar bellen en vraag namens de GGD hoe het met hen gaat!” Zo blijven we maar onderzoeken: maken wij wel maximaal gebruik van onze mogelijkheden?’
En?
DV: ‘Daar rollen altijd nieuwe mogelijkheden uit. Zo zijn we momenteel samen – Stadsarchief en OBA – een samenwerking aan het opzetten op het gebied van delen en distribueren van onze data. Alle kinderen uit Amsterdam moeten een keer hun werkstuk over de stad, hun wijk of hun straat maken. Stel nou dat ze dat werkstuk in onze digitale omgeving kunnen maken, met onze collecties op een paar clicks afstand. We zijn nog lang niet klaar…’
Wat is de invloed daarvan op jullie personeelsbestand?
Berendse: ‘Op de werkvloer betekent het juist minder technologie, omdat de handling – het uitlenen en innemen van materiaal – bijna volledig via zelfbediening verloopt. In plaats daarvan hebben we het gastheer- en gastvrouwschap in leven geroepen. Dat is een rol waarbij medewerkers veel meer een educatieve rol hebben, waarin ze samen met mensen hun zoekvraag vormgeven, maar bijvoorbeeld ook activiteiten begeleiden. Dat zijn strikt genomen allemaal andere vaardigheden. Maar we doen dat met veelal dezelfde mensen hoor.’
De Vries: ‘Ons medewerkersbestand is teruggelopen van 80 naar 73. Ook ik heb geen ruimte om allerlei nieuwe mensen aan nemen. Wat we wel heel veel hebben gedaan, is het bijspijkeren van de kennis van onze mensen. Dan heb je het over zaken als metadatabeheer en ontwikkeling van onlineplatforms voor het delen van informatie. Het worden steeds meer informatieprofessionals die over de grenzen van onze organisatie heen bewegen. Want één ding hebben wij ondertussen geleerd: de ontsluiting van onze collectie gaat niet meer exclusief via onze eigen kanalen plaatsvinden.’
Hebben jullie onderweg beroepen verloren?
BdV: ‘Het begrip catalogiseren is bijna uitgestorven. Vroeger legde elke bibliotheek zijn eigen catalogus aan. Die was uniek en elk boek werd er handmatig in opgenomen. Vandaag de dag heeft de leverancier dat al gedaan; wij hoeven alleen een klein koppelingetje aan te brengen en dan zit het in onze systemen. Maar nu komt het: vanuit de bredere sociale taak die wij de laatste jaren hanteren, zijn wij boeken gaan verzamelen in alle talen die in deze stad worden gesproken. En die boeken komen van heel andere leveranciers, van partnerorganisaties en soms zelfs van particuliere donateurs. Laten wij nou nog één persoon in dienst hebben die kan catalogiseren. Die houdt zich nu met dat deel van de collectie bezig.’
In 2007, toen het nieuwe hoofdgebouw van de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA) werd geopend op het Oosterdok, kende die een fonkelnieuwe afdeling ‘nieuwe media’. Daar kon je op grote schaal cd’s en dvd’s vinden, media die ondertussen – vijftien jaar later – door vrijwel niemand meer worden gebruikt. In datzelfde jaar verhuisde het Stadsarchief Amsterdam van haar oude gebouw aan de Amsteldijk naar de nieuwe vestiging aan de Vijzelstraat. Met ruim vijftig strekkende kilometer papier was het de grootste verhuizing die ooit binnen de Amsterdamse gemeentegrenzen had plaatsgevonden. Martin Berendse is sinds acht jaar bestuurder van de OBA, zijn gespreksgenoot Bert de Vries sinds zeven jaar directeur van het Stadsarchief Amsterdam. De twee zijn behalve stadgenoten ook ex-collega’s bij verschillende overheden en worden daarnaast verbonden door één centraal thema: de digitalisering van hun collecties en de veranderingen die dat mee zich meebrengt voor hun respectievelijke organisaties.
Wat heeft de digitalisering de afgelopen vijftien jaar voor jullie organisaties betekend?
Bert de Vries: ‘Wij zitten bij het Stadsarchief al dertig jaar in de digitale transformatie. Het is een permanent vraagstuk en we zijn er nog lang niet klaar mee. Om je een voorbeeld te geven: onze collectie bestaat uit een kleine vijftig kilometer papier. Daarvan is nu zo’n tien kilometer digitaal in te zien. We hebben in 2007 onze beeldbank opgezet en zijn beeldmateriaal gaan scannen. Op dit moment is ongeveer tien kilometer van dat papier digitaal toegankelijk, dus daar gaan we mee door. Maar ondertussen zijn we ook met heel andere dingen bezig, zoals handwritten text recognition, dat onze bezoekers gaat helpen om oude handschriften te vertalen. En we zoeken permanent naar nieuwe manieren om onze collectie digitaal toegankelijk te maken.’
Martin Berendse: ‘Voor de OBA betekent het een permanent proces van onszelf opnieuw uitvinden. Primair zijn wij er om kennis en informatie bij alle Amsterdammers over de vloer te krijgen. En het papieren boek speelt daar een afnemende rol in. Wie raadpleegt bijvoorbeeld nog een papieren encyclopedie? Kennisoverdracht vindt al steeds meer digitaal plaats. Maar tijdens de corona-pandemie ontdekten wij dat er nog heel wat Amsterdammers zijn voor wie digitale toegang nog lang geen feit is. Willen wij onze doelstelling waarmaken, dan moeten we proberen daar wat aan te doen. Zo zijn we onlangs gestart met Publicroam, waarmee we gratis, veilig wifi beschikbaar stellen op vijftig plaatsen in de stad.
Een ander voorbeeld is dat van het Amsterdamse gemeenteraadslid dat in 2014, toen ik bij de OBA kwam werken, zei dat de openbare bibliotheek overbodig was geworden omdat we “tegenwoordig internet hadden”. Die heb ik uitgenodigd op onze hoofdvestiging, waar elke dag gemiddeld vierduizend mensen langskomen. In onze buurtvestigingen ontvangen we dagelijks nog eens zesduizend mensen: in totaal tienduizend mensen per dag. Wij blijken dus ook van de sociale dynamiek te zijn, op fysieke plekken. Een totaal andere business dan wat je van een bibliotheek had gedacht!’
Voor bestuurders Martin Berendse en Bert de Vries van respectievelijk de Openbare Bibliotheek Amsterdam en het Stadsarchief Amsterdam is digitalisering een constante die leidt tot permanente verandering.